Materi

A. Pengetahuan Dasar Kearsipan

Arsip dan Kearsipan

Sering kita melihat antrian di loket kantor pajak, kantor walikota, kantor pos dan tempat-tempat lain.

Kegiatan pelayanan kepada masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi arsip. Pelayanan

tersebut dapat kita kategorikan sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis pelayanan lain yang memerlukan

dukungan data dan informasi dari arsip adalah pelayanan intern, yaitu penggunaan data dan informasi

untuk keperluan pekerjaan intern kantor. Baik masyarakat maupun para pekerja menginginkan

mendapatkan dan memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat, maka diperlukan penataan dan

penyimpanan data dan informasi pada arsip kartu, formulir dan sebagainya dapat dilakukan secara

manual atau dengan peralataan yang lebih canggih seperti komputer misalnya. Yang penting adalah

memperoleh data dan informasi yang diperlukan ditemukan dengan cepat dan tepat.

B. Pengertian Arsip dan Kearsipan 

1. Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk

menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat

penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai

warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri,

dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada

zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga

arsip-arsip itu mudah digunakan.

Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat dipelajari

pengertian arsip dari beberapa sumber. 

1.1. Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:

a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam

penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan       yang dipandang berharga untuk

disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini

lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip). 

1.2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah

dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun,

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

1.3. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan

atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara

penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan

organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan - pekerjaan atau kegiatan kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

1.4. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai

sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip

adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai

3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat

ditemukan kembali secara tepat.

Setelah mempelajari arsip menurut kata, asal usul dari beberapa sumber diatas, maka dapat

disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film,

mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya

yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan

yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan

kembali dengan cepat dan tepat.

2. Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

2.1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat

penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga

pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara

cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat

(finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu

pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat

ditemukan kembali secara tepat.

2.2. Menurut Ensiklopedi Administrasi

a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan

warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan

kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut

sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat

ditemukan kembali secara cepat.

Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari

penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali

dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

C. Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

3.1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan

pegawai dan rekaman prestasi.

b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan

dan surat perintah bayar

c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar

pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip

mahasiswa.

3.2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya,

khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi.

Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen

rapat, berita acara, laporan dan tabel.

b. Pita rekaman

c. Mikrofilm

d. Disket

e. Compact disk

f. Flast disk

3.3. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7

macam, yaitu:

a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan

b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur

kerja, dan uraian tugas pegawai.

c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat

perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa

e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan

g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program

pelajaran

3.4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya atau

urgensinya ada beberapa macam, yaitu:

a. Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo

b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang

c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku

kas dan daftar gaji

d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan

dan ijazah

3.5. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung

kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor seharihari

b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran

sehari-hari.

3.6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan

tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang

berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.

b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga

pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

3.7. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat

dibedakan menjadi:

a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan,

serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya

bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi

memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

3.8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas

dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:

a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi

atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan

sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip

ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

D. Ruang Lingkup Arsip

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:

1. penciptaan dan penerimaan warkat

2. Pengumpulan dan penerimaan warkat

3. pengendalian warkat

4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip

5. penyimpanan warkat/arsip

6. Pemusnahan arsip

E. Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip menurut para ahli:

5.1. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah:

a. Nilai Kegunaan Administrasi

Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi

dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan

dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya

warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat

mempunyai nilai kegunaan administrasi.

b. Nilai Kegunaan Hukum

Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu warkat dapat pula

digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.

c. Nilai Kegunaan Keuangan

Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat

atau menyangkut keuangan.

d. Nilai Kegunaan Haluan Organisasi

Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu

organisasi dalam mencapai tujuannya.

e. Nilai Kegunaan Organisasi

Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.

f. Nilai Kegunaan Sejarah

Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang

terjadi pada masa lampau.

g. Nilai Kegunaan Penelitian

Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan

penelitian.

h. Nilai Kegunaan Penerangan

Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai.

5.2. Menurut Ensiklopedia Administrasi

Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan:

a. Guna informatif, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa

b. Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses

c. Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak

terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah

d. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau penemuanpenemuan

sesuatu

eksperimen

ilmiah.

5.3. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pada kegunaan nilai

guna

primer dan nilai guna sekunder.

a. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas dan fungsi

lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:

1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan

tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip

2) Nilai guna hukum, yaitu mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang

mempunyai kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah

3) Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala hal ihwal yang

menyangkut keuangan

4) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah

dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau terapan.

b. Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak ukur apakah berkas,

data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara dan ilmu pengetahuan di kemudian hari. Nilai

guna sekunder meliputi:

1) Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untk

menjelaskan tentang bagaimana instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.

2) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna informasional ditentukan oleh isi

atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan

kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti mengenai orang,

tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.