Administrasi kearsipan Judul Buku : ADMINISTRASI KEARSIPAN SUATU PENGANTAR Ciptaan : A.W. Widjaja Tahun pembuatan : 1986, Jakarta : Rajawali Dalam setiap kegiatan organisasi, baik pemerintahan maupun swasta, pasti memerlukan pekerjaan ketatausahaan (pekerjaan kantor yang pada dasarnya berhubungan dengan warkat dan surat-menyurat). Untuk mencapai tujuan tertentu diperlukan sistem administrasi yang tertib dan menyeluruh.Pekerjaan administrasi berkenaan dengan menerima, mencatat, mengelola, dan menyimpan warkat. Menyimpan warkat disebut sebagai kearsipan atau administrasi arsip. Administrasi dalam arti sempit disebut dengan tata usaha, yaitu kegiatan penyusunan dan pencatatan data dalam dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain. Dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Tata usaha merupakan salah satu unsur administrasi. Bahasan Pertama : Warkat Dan Surat Menyurat Warkat pada hakikatnya adalah semua benda benda kertas yang bertulis. The Liang Gie mengeartikan warkat sebagai “setiap catatan tertulis/bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang di buat orang untuk membantu ingatannya”. Kertas, buku, potret film kecil, peta, lukisan, bagan, kartu, pita magnetis atau sesuatu salinan, ataupun cetakan, yang diciptakan dan digunakan atau diterima oleh sesuatu perusahaan atau satuan-satuan pelaksanaannya atau penggantinya sebagai bukti dari kegiatan-kegiatannya atau karena adanya keterangan yang terkandung di dalamnya. Surat, diartikan sebagai setiap kertas tertulis atau tercetak yang dibuat oleh seseorang atau orang-orang lain tertentu dengan maksud menyampaikan berita atau pendapat yang ada pada kertas tersebut. Bahasan Kedua : Arsip Dan Kearsipan Arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan suratatau data secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah. Data tersebut bisa berupa barang cetakan, kartu-kartu lembaran dan buku catatan yang berisi korespondensi, hasil penelitian, skripsi, tesis, dan lain-lain. Kearsipan merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan, yang terdiri dari salah satu unsur administrasi. Unsur-unsur administrasi ialah : organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, perwakilan ( hubungan masyarakat). Tujuan kearsipan yaitu untuk menyimpan surat dengan aman dan mudah ditemukan ketika diperlukan, dan untuk mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap. Dari sekian banyak materi yang harus kita pelajari, kita akan menyinggung materi tentang Arsip dan Kearsipan. Arsip Dan Kearsipan UMUM The Liang Gie dalam kamus Administrasi Perkantoran, mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran tulisan, catatan-catatan tertulis yang disebut warkat, yang harus memenuhi 3 syarat yaitu : Disimpan secara berencana dan teratur Masih mempunyai sesuatu kegunaan Dapat ditemukan kembali secara cepat Menurut ensiklopdedi administrasi Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi keperluan. Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi fungsi-fungsi kebijakan. Kearsipan menurut The Liang Gie adalah kegiatan menyimpan atau menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukn kembali Penggolongan Arsip Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam empat golongan arsip, yaitu : Arsip tidak penting Arsip biasa Arsip penting Arsip tidak penting Jenis Arsip Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini. Arsip aktif Arsip inaktif Arsip dinamis Arsip statis Fungsi Arsip Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi dua : Arsip dinamis Arsip arsip statis Tujuan Kearsipan Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan. Menyiapkan surat seetiap saat diperlukan. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap. Faktor-faktor kearsipan yang baik Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat Fasilitas kearsipan memenuhi syarat Petugas kearsipan yang memenuhi syarat Sistem penyimpanan Arsip Sistem abjad Dalam sistem ini semua arsip diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi, atau kantor. Sistem pokok soal Dalam sistem ini, semua arsip dikelompokkan berdasarkan pokok soal atau masalah. Satu masalah dapat dipecah menjadi sub-masalah, dan sub-masalah dapat dipecah lagi menjadi sub-sub masalah dan seterusnya sampai pada masalah yang terkecil. Sistem nomor/angka Dalam sistem ini, semua arsip dikelompokkan berdasarkan kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Sistem wilayah/daerah Dalam sistem ini, semua arsip dikelompokkan berdasarkan judul nama wilayah/daerah. Sama halnya dengan sistem abjad, sistem nomor, susunan guide dan folder/mapnya diatur menurut judul wilayah, seperti Negara, Provinsi, Kabupaten, Kecamatan, dan seterusnya. Di dalam penyimpanannya itu sendiri, sistem wilayah juga harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sistem tanggal Dalam sistem ini, semua arsip dikelompokkan berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal. Klasifikasi dan Pemberian Kode Kode merupakan tanda-tanda pengganti tentang pokok masalah di dalam klasifikasi. Dalam membuat kode dapat menggunakan huruf, angka, atau gabungan. Kode huruf Huruf tunggal seperti: A, B, C, D, dsb., misalnya : Kode A untuk ketatausahaan Kode B untuk kepegawaian Kode C untuk keuangan, dan seterusnya. Huruf ganda: AA, BB, CC, dsb., misalnya : Kode AA untuk kepegawaian Kode BB untuk ketatausahaan Kode CC untuk Perlengkapan, dan seterusnya. Huruf yang merupakan singkatan dari nama dan masalah, misalnya : BTN : Bank Tabungan Negara BAKN : Badan Administrasi Kepegawian Negara, dsb. Satuan huruf yang merupakan singkatan/akronim, masalah atau nama, misalnya : Puspen : pusat penerangan Diklat : pendidikan latihan, dsb. Kode angka Angka atau nomor urut, 1, 2, 3, dsb. Misalnya, 1 untuk ketatausahaan 2 untuk kepegawaian 3 untuk keuangan, dsb. Suatu angka blok yang terdiri dari beberapa angka, misalnya dua (00), tiga (000), empat (0000), dan seterusnya yang sampai pada batas tertentu dipergunakan untuk suatu masalah pokok tertentu, misal : 000-099 untuk kepegawaian 100-199 untuk kepegawaian 200-299 untuk keuangan, dsb. Angka dupleks yaitu kesatuan angka yang dirangkaikan dengan garis penghubung, misalnya 20-10-30 yang menandakan angka pertama 20 untuk masalah utama, angka kedua 10 untuk masalah kedua, dan angka ketiga 30 untuk sub masalah. Angka terminal (terminal digit) Beberapa deretan angkat yang diuraikan, pada umumya ke dalam tiga bagian yang masing-masing bagian menunjukkan tempat penyimpanan. Misalnya 130569, dengan arti menjadi 3 bagian sehingga terdapat 3 kode : 13 adalah nomor map, angka 05 dalam laci dan 69 dalam lemari. Angka desimal Yang berdasarkan sistem persepuluh. Kelebihan buku administrasi kearsipan : buku ini menerangkan bagaimana cara kita untuk menyimpan arsip dengan benar. Buku tersebut masih membawa dasar-dasar cara menyimpan dari jaman dahulu. Kekurangan buku administrasi perkantoran : buku ini masih berpacu pada penyimpanan lama. Sebetulnya untuk sekarang ini, dibutuhkan buku tentang penyimpanan e-arsip yang canggih. Semoga kedepannya, banyak buku mengeluarkan judul e-arsip. Sumber buku : ADMINISTRASI KEARSIPAN : suatu pengantar, A.W. Widjaja, Jakarta : Rajawali, 1986 Sekian yang dapat saya sampaikan, semoga dapat bermanfaat untuk semuanya.